Pergunta simples que pouca empresa sabe responder: onde, fisicamente, estão os e-mails e arquivos do seu negócio? Em qual país fica o servidor? Que legislação vale se algo der errado? Quem consegue acessar?
Desde a LGPD, essa resposta deixou de ser curiosidade técnica. Sua empresa é responsável pelos dados pessoais que guarda (de clientes, fornecedores e funcionários), inclusive quando eles moram em serviço de terceiro.
·O que a LGPD espera de uma empresa pequena
Menos do que o pânico sugere, mas mais do que nada. Em essência:
- Saber quais dados pessoais você guarda e onde: cadastros de cliente, currículos recebidos, notas fiscais.
- Guardar só o necessário e conseguir apagar quando alguém pedir.
- Proteger contra vazamento: senhas fortes, acessos revogados quando alguém sai, fornecedores confiáveis.
- Saber a quem recorrer se algo vazar: seu provedor te atende ou abre um chamado que ninguém responde?
Dados de cliente espalhados em caixa de e-mail gratuita e celular pessoal de funcionário. Nenhum controle de acesso, nenhuma trilha, nenhum contrato. É o cenário que a LGPD mais pune, e também o mais comum.
·Como a gente cuida da nossa parte
- Dados no Brasil: e-mail, site e drive dos nossos clientes rodam em infraestrutura própria em território nacional, sob legislação brasileira.
- Backup automático com retenção: e-mails e arquivos têm cópia diária; apagou sem querer, tem volta.
- Criptografia em trânsito: conexões TLS em webmail, site e drive; certificados renovados automaticamente.
- Conta única com controle de acesso: cada pessoa tem seu login; saiu da empresa, o administrador revoga tudo num lugar só.
- Gente que responde: suporte por e-mail com humano do outro lado, em português, no seu fuso.
·Checklist de 10 minutos pra sua empresa
- Liste onde vivem hoje: e-mails, arquivos, cadastros de clientes.
- Confira quem tem acesso a cada um, inclusive ex-funcionários (é mais comum do que parece).
- Verifique se existe backup de verdade (teste restaurar um arquivo, não confie no "deve ter").
- Prefira serviços em que a empresa tem uma conta central e cada pessoa um acesso individual revogável.
Centralizar e-mail, site e arquivos num fornecedor brasileiro que responde por eles é o caminho mais curto pra dormir tranquilo com a LGPD. Conheça a suíte ou traga suas dúvidas.